Από φύλλο 226 γραμμών σε σύστημα διαχείρισης υπηρεσιών
Η κατάσταση
Επιχείρηση που παρείχε επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες με ετήσια ανανέωση. 226 ενεργές γραμμές σε ένα φύλλο υπολογισμού, με ημερομηνία λήξης, ποσό και πελάτη.
Τι κόστιζε
- Λήξεις που περνούσαν απαρατήρητες. Ο πελάτης δεν ειδοποιούνταν, δεν ανανέωνε, και το αντιλαμβάνονταν μήνες μετά.
- Τιμολόγηση ένα ένα, κάθε μήνα, με αποστολή σε email.
- Καμία εικόνα για το ποιος είχε πληρώσει χωρίς άνοιγμα της λογιστικής.
- Καμία πρόβλεψη εσόδων, ενώ η πληροφορία υπήρχε ήδη μέσα στο ίδιο το φύλλο.
- Το φύλλο το κρατούσε ένα άτομο.
Τι φτιάχτηκε
- Μητρώο υπηρεσιών ανά πελάτη με τύπο, περίοδο, ποσό, ημερομηνία έναρξης και λήξης.
- Υπενθυμίσεις σε κλιμάκωση: 30, 15 και 3 ημέρες πριν, προς τον πελάτη και εσωτερικά.
- Αυτόματη έκδοση και αποστολή παραστατικού στην ημερομηνία ανανέωσης.
- Παρακολούθηση πληρωμών με σήμανση απλήρωτων και αυτόματη όχληση.
- Πίνακας κατάστασης: ενεργά, ληγμένα, απλήρωτα, υπό ακύρωση.
- Πρόβλεψη ανανεώσεων και εσόδων για δώδεκα μήνες.
- Καρτέλα πελάτη με όλες τις υπηρεσίες του και ιστορικό πληρωμών.
Τι άλλαξε
| Πριν | Μετά |
|---|---|
| Λήξεις που ξέφευγαν | Ειδοποίηση 30 ημέρες πριν, αυτόματα |
| Τιμολόγηση ένα ένα | Έκδοση και αποστολή αυτόματα |
| Άγνωστο ποιος χρωστά | Πίνακας απλήρωτων |
| Καμία πρόβλεψη | Έσοδα δώδεκα μηνών |
| Το ήξερε ένα άτομο | Το ξέρει το σύστημα |
Η εισαγωγή των 226 γραμμών έγινε σε μία μέρα. Ο καθαρισμός των διπλών και ασυμφωνιών πήρε τρεις.
Πώς εξελίχθηκε
| Φάση | Τι έγινε | Χρόνος |
|---|---|---|
| 1 | Ανάλυση του φύλλου: ποιες στήλες χρησιμοποιούνται, ποιες έχουν μείνει από παλιά. | 1 εβδομάδα |
| 2 | Σύστημα υπηρεσιών με ημερομηνίες λήξης, ειδοποιήσεις, ιστορικό. | 4 εβδομάδες |
| 3 | Μεταφορά δεδομένων, παράλληλη λειτουργία, παύση του φύλλου. | 2 εβδομάδες |
Τι δεν δούλεψε με την πρώτη
Από τις σαράντα στήλες του φύλλου, οι δεκαοκτώ δεν είχαν ενημερωθεί εδώ και δύο χρόνια. Μεταφέρθηκαν ούτως ή άλλως στην πρώτη έκδοση και γέμισαν την οθόνη. Αφαιρέθηκαν μετά την πρώτη εβδομάδα χρήσης.
Η μεταφορά βρήκε είκοσι εγγραφές με ασυμφωνία ημερομηνιών. Διορθώθηκαν χειροκίνητα, γιατί δεν υπήρχε τρόπος να κριθεί αυτόματα ποια ήταν σωστή.
Συχνές ερωτήσεις
Τι έγινε το παλιό φύλλο;
Κρατήθηκε ως αρχείο. Δεν διαγράφηκε, αλλά έπαψε να ενημερώνεται μετά την παράλληλη λειτουργία.
Πόσο κράτησε η μεταφορά δεδομένων;
Τρεις μέρες, από τις οποίες οι δύο σε έλεγχο και διόρθωση ασυμφωνιών.
Μπορεί να εξαχθεί σε Excel;
Ναι. Η δυνατότητα εξαγωγής ζητήθηκε ρητά και χρησιμοποιείται για τον λογιστή.
Στοιχεία έργου
- Κλάδος: πάροχοι επαναλαμβανόμενων υπηρεσιών
- Διάρκεια: 8 εβδομάδες
- Όγκος: 226 ενεργές υπηρεσίες κατά τη μεταφορά
Παρόμοιο πρόβλημα;
Θέλεις κάτι αντίστοιχο;
Κάθε έργο ξεκινά από μια κουβέντα είκοσι λεπτών όπου μας λες πώς δουλεύεις σήμερα. Δεν χρεώνεται και δεν δεσμεύει.