Τιμολογώ χειροκίνητα και μετά τα περνάω αλλού
Η παραγγελία καταχωρείται σε ένα σημείο, το παραστατικό εκδίδεται σε δεύτερο, η διαβίβαση γίνεται από τρίτο. Τα ίδια στοιχεία γράφονται τρεις φορές.
Κάθε φορά που γράφονται, μπορούν να γραφτούν λάθος. Και κάθε λάθος στη διαβίβαση θέλει ακύρωση και επανέκδοση.
Τι σου κοστίζει
- Διπλή και τριπλή καταχώρηση των ίδιων στοιχείων, καθημερινά.
- Παραστατικά που φεύγουν με καθυστέρηση ή δεν φεύγουν καθόλου στον πελάτη.
- Αποκλίσεις στη διαβίβαση που εντοπίζονται στο τέλος του μήνα και θέλουν διόρθωση μία μία.
- Λάθος ΦΠΑ ή λάθος χαρακτηρισμός που περνά και επαναλαμβάνεται σε δεκάδες παραστατικά.
- Ο πελάτης ζητά αντίγραφο και κάποιος πρέπει να το ψάξει και να το στείλει.
Τι χρειάζεται στην πράξη
Το παραστατικό πρέπει να γεννιέται από την πηγή, δηλαδή από την παραγγελία ή τη σύμβαση, όχι να ξαναγράφεται. Από εκεί και πέρα ακολουθεί μία διαδρομή που δεν χρειάζεται άνθρωπο: έκδοση, αρίθμηση, διαβίβαση, αποθήκευση, αποστολή στον πελάτη.
Η διαβίβαση γίνεται μέσω πιστοποιημένου παρόχου ή απευθείας, ανάλογα με το τι χρησιμοποιείς ήδη. Σε κάθε περίπτωση καταγράφεται ο μοναδικός αριθμός καταχώρησης και επιστρέφει στο παραστατικό.
Τι φτιάχνουμε
- Έκδοση από την παραγγελία. Ένα κουμπί ή αυτόματα, με βάση κανόνες που ορίζεις.
- Διαβίβαση με επιστροφή του αριθμού καταχώρησης πάνω στο παραστατικό.
- Αποστολή στον πελάτη με email, και διαθέσιμο στο περιβάλλον του για να το κατεβάσει όποτε θέλει.
- Πιστωτικά και ακυρώσεις με τη σωστή διαδικασία, χωρίς χειροκίνητες παρεμβάσεις.
- Έλεγχος αποκλίσεων. Αναφορά για ό,τι εκδόθηκε και δεν διαβιβάστηκε, πριν το βρει ο λογιστής.
- Πολλαπλές σειρές και υποκαταστήματα με δική τους αρίθμηση.
Πώς φαίνεται
Τι αλλάζει
| Πριν | Μετά |
|---|---|
| Τρεις καταχωρήσεις των ίδιων στοιχείων | Μία, στην πηγή |
| Αποστολή με email ένα ένα | Φεύγει μόνο του |
| Αποκλίσεις που βρίσκονται στο τέλος του μήνα | Έλεγχος καθημερινά |
| Ο πελάτης ζητά αντίγραφο | Το κατεβάζει μόνος του |
Πόσο κρατάει
| Έκταση | Τι περιλαμβάνει | Χρόνος |
|---|---|---|
| Βασικό | Έκδοση από παραγγελία, αποστολή, αποθήκευση. | 2-3 εβδομάδες |
| Με διαβίβαση | Και σύνδεση με πάροχο, επιστροφή αριθμού καταχώρησης, πιστωτικά. | 3-5 εβδομάδες |
| Πλήρες | Και πολλαπλές σειρές, υποκαταστήματα, έλεγχος αποκλίσεων, σύνδεση με λογιστική. | 6-9 εβδομάδες |
Τι κοστίζει
Εξαρτάται από τρία πράγματα: πόσο μεγάλο είναι το πρόβλημα, σε τι κατάσταση είναι τα δεδομένα σου, και τι πρέπει να μιλήσει με τι. Κανένα από τα τρία δεν φαίνεται πριν κοιτάξουμε.
Είκοσι λεπτά κουβέντα, χωρίς χρέωση. Στο τέλος ξέρεις αν σε συμφέρει, και αν ναι, τι περιλαμβάνει η πρώτη φάση.
Πότε δεν το χρειάζεσαι
Αν το εμπορικό σου πρόγραμμα ήδη εκδίδει και διαβιβάζει σωστά, και το μόνο που λείπει είναι να φτάνει το παραστατικό στον πελάτη, τότε δεν χρειάζεται σύστημα. Χρειάζεται μία σύνδεση δύο ημερών. Θα σου το πούμε.
Συχνές ερωτήσεις
Είστε πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Όχι. Συνδεόμαστε με τον πάροχο που χρησιμοποιείς ή σε βοηθάμε να επιλέξεις. Η ευθύνη της πιστοποίησης ανήκει στον πάροχο.
Δουλεύει με το ERP που έχω;
Στις περισσότερες περιπτώσεις ναι. Το ελέγχουμε πριν την προσφορά.
Τι γίνεται αν αποτύχει η διαβίβαση;
Καταγράφεται, ξαναδοκιμάζει, και αν επιμείνει ειδοποιείσαι. Δεν μένει τίποτα σιωπηλά εκκρεμές.
Χειρίζεται αντικαταβολές και πιστωτικά;
Ναι, με τη σωστή σειρά ακύρωσης και επανέκδοσης.
Ο λογιστής μου θα έχει πρόσβαση;
Με δικό του λογαριασμό και δικαιώματα μόνο ανάγνωσης, ή με εξαγωγή αρχείου στη μορφή που ζητά.