Το πρόγραμμά μου και το site μου δεν μιλάνε μεταξύ τους
Το εμπορικό πρόγραμμα κρατά τα σωστά δεδομένα. Το site πουλάει. Ανάμεσά τους μεσολαβεί άνθρωπος με αρχεία Excel.
Όσο υπάρχει αυτός ο ενδιάμεσος, υπάρχει καθυστέρηση και υπάρχει λάθος. Δεν είναι θέμα προσοχής, είναι θέμα διαδικασίας.
Τι σου κοστίζει αυτό
- Μία με δύο ώρες τη μέρα σε εξαγωγές, διορθώσεις και ανεβάσματα αρχείων.
- Πουλάς κάτι που τελείωσε πριν τρεις ώρες. Παίρνεις τηλέφωνο τον πελάτη να ακυρώσεις. Ο πελάτης δεν ξαναγυρίζει.
- Τιμή που άλλαξε στο πρόγραμμα τη Δευτέρα και στο site την Παρασκευή. Στο ενδιάμεσο πούλησες κάτω από το κόστος.
- Παραγγελίες που πληκτρολογούνται δεύτερη φορά στο ERP, με τα λάθη που συνεπάγεται.
- Δεν βλέπεις πουθενά ενιαία εικόνα. Το ένα σύστημα λέει άλλα από το άλλο και κανείς δεν ξέρει ποιο έχει δίκιο.
Η ροή σήμερα
Τι σημαίνει σύνδεση στην πράξη
Δύο προγράμματα συμφωνούν ποιο ξέρει την αλήθεια για κάθε πληροφορία, και την ανταλλάσσουν μόνα τους κάθε λίγα λεπτά.
Το ERP ξέρει τιμές, απόθεμα και πελάτες. Το site ξέρει παραγγελίες και ό,τι καταχωρεί ο πελάτης. Το ένα δίνει, το άλλο παίρνει.
Η δουλειά δεν είναι η μεταφορά, είναι οι κανόνες. Τι γίνεται όταν το ίδιο προϊόν έχει δύο κωδικούς. Τι γίνεται με αρνητικό απόθεμα. Τι γίνεται όταν μπαίνει παραγγελία τη στιγμή που τρέχει ο συγχρονισμός. Εκεί ξεχωρίζει η σωστή από τη βιαστική υλοποίηση.
Τι περνάει και προς ποια κατεύθυνση
| Πληροφορία | Από πού πάει πού | Τι σημαίνει για σένα |
|---|---|---|
| Προϊόντα και κατηγορίες | ERP προς site | Νέος κωδικός στο πρόγραμμα, εμφανίζεται στο site χωρίς να τον ξαναγράψεις |
| Τιμές και εκπτώσεις | ERP προς site | Αλλάζεις τιμή σε ένα σημείο, ισχύει παντού μέσα σε λεπτά |
| Απόθεμα | ERP προς site | Δεν πουλάς ό,τι δεν έχεις |
| Πελάτες και τιμοκατάλογοι | ERP προς site | Ο κάθε πελάτης χονδρικής βλέπει τη δική του τιμή |
| Παραγγελίες | site προς ERP | Καμία δεύτερη πληκτρολόγηση, κανένα λάθος αντιγραφής |
| Πληρωμές και τιμολόγια | και προς τις δύο | Ο πελάτης βλέπει το παραστατικό του, εσύ δεν το στέλνεις με email |
| Κατάσταση αποστολής | ERP ή courier προς site | Ο πελάτης βλέπει πού είναι το δέμα χωρίς να ρωτήσει |
Πώς το στήνουμε
- Πρώτα κοιτάμε τι δίνει το πρόγραμμά σου. Άλλα ERP έχουν έτοιμο τρόπο επικοινωνίας, άλλα θέλουν ενδιάμεσο, άλλα δίνουν μόνο αρχεία. Το ελέγχουμε πριν σου δώσουμε τιμή, όχι μετά.
- Καθαρίζουμε τα δεδομένα. Διπλοί κωδικοί, προϊόντα χωρίς κατηγορία, τιμές με λάθος ΦΠΑ. Αυτό είναι συνήθως η μισή δουλειά και κανείς δεν το υπολογίζει.
- Ξεκινάμε μονόδρομα. Πρώτα κατεβαίνουν προϊόντα και απόθεμα. Αφού σταθεροποιηθεί, ανοίγει η επιστροφή παραγγελιών.
- Βάζουμε ημερολόγιο. Κάθε συγχρονισμός καταγράφεται. Ξέρεις τι πέρασε, τι απέτυχε και γιατί.
- Βάζουμε ειδοποίηση. Αν σταματήσει ο συγχρονισμός, το μαθαίνεις εσύ πρώτος, όχι ο πελάτης.
Πώς φαίνεται
Η ροή μετά
Τι αλλάζει
| Πριν | Μετά |
|---|---|
| Ενημέρωση μία φορά τη μέρα, αν προλάβει κάποιος | Κάθε 5 έως 15 λεπτά, μόνο του |
| Πουλάς κάτι που δεν υπάρχει | Το απόθεμα στο site είναι το πραγματικό |
| Παραγγελία γράφεται δύο φορές | Γράφεται μία, από τον πελάτη |
| Δεν ξέρεις αν πέρασε κάτι | Ημερολόγιο και ειδοποίηση σε κάθε αποτυχία |
| Αν λείψει ο υπάλληλος, παγώνει το site | Δεν εξαρτάται από άνθρωπο |
Με ποια προγράμματα δουλεύουμε
SoftOne, Pylon (Epsilon), Entersoft, Atlantis, Kefalaio, Galaxy και κλειστά προγράμματα που έχουν φτιαχτεί ειδικά για μία εταιρεία. Αν το δικό σου δεν είναι στη λίστα, το εξετάζουμε. Σχεδόν κάθε πρόγραμμα δίνει κάποιον τρόπο επικοινωνίας, και όπου δεν δίνει, φτιάχνουμε ενδιάμεσο που διαβάζει απευθείας από τη βάση με ασφάλεια.
Το μόνο σενάριο που λέμε όχι είναι όταν ο κατασκευαστής του προγράμματος απαγορεύει ρητά την πρόσβαση και δεν προσφέρει εναλλακτική. Θα σου το πούμε στην πρώτη εβδομάδα, όχι στην τρίτη.
Πόσο κρατάει
| Έκταση | Τι περιλαμβάνει | Χρόνος |
|---|---|---|
| Μονόδρομη | Προϊόντα, τιμές, απόθεμα από το ERP προς το site. | 2-3 εβδομάδες |
| Αμφίδρομη | Τα παραπάνω και παραγγελίες, πελάτες, παραστατικά προς το ERP. | 4-6 εβδομάδες |
| Σύνθετη | Και τιμοκατάλογοι ανά πελάτη, πολλαπλές αποθήκες, marketplaces, courier. | 6-10 εβδομάδες |
Ο καθαρισμός δεδομένων χρεώνεται ξεχωριστά όταν χρειάζεται, γιατί δεν φαίνεται πριν κοιτάξουμε. Στην πρώτη κουβέντα σου λέμε τι βλέπουμε.
Τι κοστίζει
Δουλεύουμε σε φάσεις με σταθερό ποσό ανά φάση, όχι με ανοιχτή χρέωση. Το ποσό ορίζεται αφού δούμε πώς γίνεται σήμερα η δουλειά, γιατί εκεί κρύβονται οι διαφορές που αλλάζουν την εκτίμηση.
Ρώτησέ μας. Αν το πρόβλημά σου λύνεται με έτοιμο εργαλείο ή με μια μικρή σύνδεση, θα σου το πούμε στην πρώτη κουβέντα.
Συχνές ερωτήσεις
Θα πειράξετε το ERP μου;
Όχι. Διαβάζουμε από αυτό και του γράφουμε μόνο ό,τι επιτρέπει ο κατασκευαστής, με τον τρόπο που το επιτρέπει. Δεν αγγίζουμε τη βάση του ούτε κάνουμε αλλαγές στη λογική του.
Κάθε πόσο γίνεται ο συγχρονισμός;
Το απόθεμα κάθε 5 έως 15 λεπτά. Τιμές και προϊόντα συνήθως ανά ώρα. Οι παραγγελίες περνούν αμέσως μόλις καταχωρηθούν. Ρυθμίζεται ανάλογα με τον όγκο και το τι αντέχει το πρόγραμμά σου.
Τι γίνεται αν πέσει το ERP;
Το site συνεχίζει να λειτουργεί με τα τελευταία δεδομένα που πήρε. Οι παραγγελίες μπαίνουν σε ουρά και περνούν όταν επανέλθει. Δεν χάνεται τίποτα και δεν κλείνει το κατάστημα.
Έχω δύο αποθήκες, θα το χειριστεί;
Ναι. Ορίζεις ποια αποθήκη τροφοδοτεί το site, ή αθροίζονται με κανόνα προτεραιότητας. Δουλεύει και με φυσικά καταστήματα που κρατούν δικό τους απόθεμα.
Πόσο σίγουρο είναι ότι δεν θα χαθούν παραγγελίες;
Κάθε παραγγελία παίρνει μοναδικό αριθμό και καταγράφεται πριν σταλεί. Αν αποτύχει η αποστολή, ξαναπροσπαθεί και ειδοποιεί. Καμία παραγγελία δεν θεωρείται περασμένη αν δεν επιβεβαιώσει το ERP.
Δουλεύει και με Skroutz, marketplaces, courier;
Ναι, με την ίδια λογική. Ένα σημείο αλήθειας για το απόθεμα, πολλά κανάλια που το διαβάζουν. Το βλέπουμε στη σελίδα για τα πολλαπλά κανάλια πώλησης.