Από 60 email τη μέρα σε μηδέν
Η κατάσταση
Εταιρεία χονδρικής με 180 ενεργούς πελάτες και 6.500 κωδικούς. Οι παραγγελίες έφταναν με email, τηλέφωνο και viber. Δύο άτομα στο γραφείο τις μάζευαν, τις μετέφραζαν σε κωδικούς και τις καταχωρούσαν στο ERP.
Τι κόστιζε
- Περίπου 60 εισερχόμενες παραγγελίες τη μέρα, από τρία κανάλια.
- Πέντε ώρες ημερησίως συνολικά σε καταχώρηση, μοιρασμένες σε δύο άτομα.
- Παραγγελίες που έφταναν μετά τις 17:00 εκτελούνταν την επόμενη μέρα.
- Λάθη κωδικού που εντοπίζονταν στην αποθήκη ή, χειρότερα, στον πελάτη.
Τι είχαν δοκιμάσει
Είχαν στήσει κανονικό e-shop με κωδικούς πρόσβασης για πελάτες χονδρικής. Δεν χρησιμοποιήθηκε ποτέ σοβαρά. Ο λόγος ήταν συγκεκριμένος: ο πελάτης έπρεπε να ψάξει προϊόν, να δει φωτογραφία, να το βάλει στο καλάθι. Για σαράντα κωδικούς αυτό είναι είκοσι λεπτά. Το τηλέφωνο έπαιρνε τρία.
Τι φτιάχτηκε
- Οθόνη γρήγορης καταχώρησης με πληκτρολόγηση κωδικού και ποσότητας, χωρίς φωτογραφίες, με αυτόματη συμπλήρωση ονόματος.
- Επανάληψη προηγούμενης παραγγελίας με δυνατότητα τροποποίησης γραμμών.
- Ανέβασμα αρχείου για όσους κρατούσαν λίστα σε Excel.
- Τιμοκατάλογος ανά πελάτη, αντλημένος από το ERP.
- Διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο ανά γραμμή.
- Επιστροφή της παραγγελίας στο ERP χωρίς παρέμβαση.
Τι άλλαξε
| Πριν | Μετά |
|---|---|
| 60 εισερχόμενες παραγγελίες προς καταχώρηση | Κάτω από 8 τον τρίτο μήνα |
| 5 ώρες καταχώρησης | Λιγότερο από 1 |
| Παραγγελίες μόνο σε ωράριο | Το 22% εκτός ωραρίου |
| Λάθη κωδικών | Ό,τι πάτησε ο πελάτης |
Το τηλέφωνο δεν καταργήθηκε. Οι δύο υπάλληλοι μετακινήθηκαν σε παρακολούθηση πελατών που μείωσαν παραγγελίες.
Πώς εξελίχθηκε
| Φάση | Τι έγινε | Χρόνος |
|---|---|---|
| 1 | Καταγραφή ροής, χαρτογράφηση κωδικών, σύνδεση με SoftOne για τιμοκαταλόγους και απόθεμα. | 2 εβδομάδες |
| 2 | Οθόνη γρήγορης καταχώρησης, επανάληψη παραγγελίας, ανέβασμα Excel. | 3 εβδομάδες |
| 3 | Πιλοτική με 2 πελάτες, διορθώσεις, άνοιγμα σε όλους σταδιακά. | 2 εβδομάδες |
Τι δεν δούλεψε με την πρώτη
Η αρχική οθόνη ζητούσε επιβεβαίωση σε κάθε γραμμή. Οι πελάτες που παρήγγελναν σαράντα κωδικούς το βρήκαν πιο αργό από το τηλέφωνο και επέστρεψαν σε αυτό. Η επιβεβαίωση μετακινήθηκε στο τέλος, για όλη την παραγγελία.
Το ανέβασμα Excel απέτυχε τις πρώτες μέρες επειδή κάθε πελάτης είχε δική του μορφή στήλης. Προστέθηκε αντιστοίχιση στηλών που ο πελάτης ορίζει μία φορά.
Δύο πελάτες δεν μετακινήθηκαν ποτέ. Παραγγέλνουν ακόμα τηλεφωνικά και αυτό έγινε αποδεκτό αντί να πιεστούν.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάστηκε να αλλάξει το ERP;
Όχι. Το SoftOne έμεινε ως έχει και έδωσε τιμοκαταλόγους, απόθεμα και δέχτηκε τις παραγγελίες πίσω.
Πώς πείστηκαν οι πελάτες να το χρησιμοποιήσουν;
Δεν πιέστηκαν. Το τηλέφωνο έμεινε ανοιχτό και η μετακίνηση έγινε επειδή η οθόνη ήταν πιο γρήγορη για μεγάλες παραγγελίες.
Τι γίνεται με τους πελάτες που δεν έχουν υπολογιστή;
Η οθόνη δουλεύει σε κινητό. Όσοι επιμένουν στο τηλέφωνο εξυπηρετούνται κανονικά.
Στοιχεία έργου
- Κλάδος: χονδρική
- Διάρκεια: 7 εβδομάδες σε τρεις φάσεις
- Σύνδεση: SoftOne
- Πιλοτική λειτουργία: 2 πελάτες για 10 ημέρες πριν το άνοιγμα σε όλους
Παρόμοιο πρόβλημα;
Θέλεις κάτι αντίστοιχο;
Κάθε έργο ξεκινά από μια κουβέντα είκοσι λεπτών όπου μας λες πώς δουλεύεις σήμερα. Δεν χρεώνεται και δεν δεσμεύει.