Τι πρέπει να κάνει το σύστημά σου για την ηλεκτρονική τιμολόγηση
Το ζήτημα δεν είναι αν εκδίδεις παραστατικά. Είναι αν το κάνεις χωρίς να γράφεις τα ίδια στοιχεία τρεις φορές και χωρίς να ανακαλύπτεις αποκλίσεις στο τέλος του μήνα.
Το ζήτημα δεν είναι αν εκδίδεις παραστατικά. Είναι αν το κάνεις χωρίς να γράφεις τα ίδια στοιχεία τρεις φορές και χωρίς να ανακαλύπτεις αποκλίσεις στο τέλος του μήνα.
Οι επτά απαιτήσεις
- Έκδοση από την πηγή. Το παραστατικό γεννιέται από την παραγγελία ή τη σύμβαση, δεν ξαναγράφεται.
- Διαβίβαση με επιστροφή του αριθμού καταχώρησης πάνω στο παραστατικό. Χωρίς αυτό, δεν ξέρεις ποιο πέρασε.
- Αποστολή στον πελάτη αυτόματα, και διαθεσιμότητα για λήψη όποτε τη θέλει.
- Πιστωτικά και ακυρώσεις με τη σωστή σειρά διαδικασίας, όχι με χειροκίνητες παρεμβάσεις.
- Ημερήσιος έλεγχος αποκλίσεων. Τι εκδόθηκε και δεν διαβιβάστηκε. Πριν το βρει ο λογιστής.
- Πολλαπλές σειρές αρίθμησης αν έχεις περισσότερα από ένα σημεία έκδοσης.
- Πρόσβαση για τον λογιστή, με δικαιώματα ανάγνωσης ή εξαγωγή στη μορφή που ζητά.
Τι ελέγχεις πριν αγοράσεις
- Ποιος είναι ο πιστοποιημένος πάροχος και τι κοστίζει ανά παραστατικό.
- Τι γίνεται όταν αποτύχει η διαβίβαση. Ξαναδοκιμάζει; Ειδοποιεί;
- Συνδέεται με το εμπορικό πρόγραμμα που ήδη έχεις;
- Πού αποθηκεύονται τα παραστατικά και πόσο πίσω μπορείς να τα ανακτήσεις.
Η συνηθισμένη παρανόηση
Η εταιρεία που φτιάχνει το σύστημά σου δεν είναι πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Συνδέεται με τον πάροχο. Η ευθύνη της πιστοποίησης ανήκει σε αυτόν, και πρέπει να είναι ξεκάθαρο από την αρχή ποιος ευθύνεται για τι.